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 Versión 2 18/06/2019 Página 1 de 11 GESTIÓN JURÍDICA SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD

Dando cumplimiento a lo dispuesto en la Ley Estatutaria 1581 de 2012, el decreto 1074 de 2015 y Circular Externa No. 02 del 3 de noviembre de 2015 expedidas por la Superintendencia de Industria y Comercio, G. BARCO S.A adopta la presente política para el tratamiento de datos personales, documento que aplica para la base de datos de trabajadores, contratistas, clientes, proveedores y el público en general, cualquier otro usado para el cumplimiento de su actividad y que haya recolectado en ejercicio de su objeto social.

1. IDENTIFICACIÓN DEL RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES:

Razón social: G. BARCO S.A

Nit: 860044349-4

Domicilio: Calle 99 N° 14-76 Piso 2

Teléfono: 6510700

Cargo: Coordinador Juridico

Correo electrónico: Tatiana.restrepo@gbarco.com.co

Página web: www.gbarco.com.co

2. NORMATIVIDAD LEGAL

• Ley 1581 de 2012

• Decreto 1074 de 2015

• Circular Externa No. 02 del 3 de noviembre de 2015 expedida por la Superintendencia de Industria y Comercio

• Constitución Política artículo 15.

3. DEFINICIONES

Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de datos personales.

Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de tratamiento.

Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.

Dato público: Es el dato que no sea semiprivado, privado o sensible. Son considerados datos públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio y a su calidad de comerciante o de servidor público. Por su naturaleza, los datos públicos pueden estar contenidos, entre otros, en registros públicos, documentos públicos, gacetas, boletines oficiales y sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva.

Datos sensibles: Se entiende por datos sensibles aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual, y los datos biométricos.

Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta del responsable del Tratamiento.

Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos.

Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento.

Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.

Transferencia: La transferencia de datos tiene lugar cuando el responsable y/o encargado del tratamiento de datos personales, ubicado en Colombia, envía la información o los datos personales a un receptor, que a su vez es responsable del tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país.

Transmisión: Tratamiento de datos personales que implica la comunicación de los mismos dentro o fuera del territorio de la República de Colombia cuando tenga por objeto la realización de un tratamiento por el encargado por cuenta del responsable.

4. TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES.

Las operaciones que forman parte del tratamiento de datos personales por parte de G.BARCO S.A, en calidad de responsable o encargado del mismo, se regirán de la siguiente manera.

4.1. TRATAMIENTO DE DATOS ANTES DE LA RELACIÓN CONTRACTUAL.

G. BARCO S.A, les dará un manejo a los datos personales de sus empleados, contratistas y del público en general, así como también respecto de aquellos que se postulen para vacantes, en tres momentos a saber: antes, durante y después de la relación laboral y/o de servicios.

Antes de la relación laboral G. BARCO S.A, informará, de manera anticipada, a las personas interesadas en hacer parte del proceso de selección, las reglas que se aplicaran al tratamiento de los datos personales que brinde el interesado, así como también de aquellos que se obtengan durante el curso del proceso de selección.

Al finalizar el proceso de selección, G. BARCO S.A, informará a los interesados el resultado negativo.

La información correspondiente a resultados de pruebas sicotécnicas y/o entrevistas de quienes no fueron seleccionados serán eliminados de forma inmediata de las bases de datos.

4.2. TRATAMIENTO DE DATOS DURANTE LA RELACIÓN CONTRACTUAL.

Se almacenará los datos e información personales que se haya obtenido en el proceso de selección de los empleados en una carpeta identificada con el nombre de cada uno de ellos; a esta carpeta solo tendrá acceso el encargado del tratamiento de los mismos.

G. BARCO S.A. prohíbe el uso de la información para fines diferentes a la relación contractual. De forma exclusiva se podrá permitir el uso de la información para fines diferentes siempre y cuando medie orden de autoridad competente.

4.3. TRATAMIENTO DE DATOS DESPUÉS DE TERMINADA LA RELACIÓN CONTRACTUAL.

Terminada la relación laboral, cualquiera que fuere la causa, se procederá a almacenar los datos personales obtenidos del proceso de selección y documentación generada en el desarrollo de la relación laboral, en un archivo central, tomando las medidas de seguridad necesarias con el fin de salvaguardarlos derechos del titular.

De igual forma, está prohibido divulgar la información obtenida a terceras personas en virtud que la información laborar contenida en las bases de G. BARCO S.A puede llegar a tener carácter sensible.

4.4. TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES DE ACCIONISTAS.

Los datos e información personal de las personas naturales que llegaren a tener la condición de accionista de la empresa tendrán carácter de información reservada por disposición legal.

4.5. TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES DE LA COMUNIDAD EN GENERAL.

Los datos que G. BARCO S.A obtenga en virtud de actividades y/o situaciones diferentes a las definidas en su objeto social tales como servicios temporales y/o interacción con la comunidad entre otras, previamente se informará y obtendrá la autorización de los titulares de los datos en los formatos establecidos.

5. FINALIDAD

El tratamiento de datos personales debe obedecer a una finalidad legítima, acorde con la Constitución y la ley, de tal forma que los titulares del derecho en todo tiempo conozcan la política de datos de la empresa G. BARCO S.A.

• Informará de manera concreta, precisa y previa al titular del derecho para que éste exprese previamente su consentimiento.

• Garantizar al titular del derecho que la información suministrada está siendo protegida bajo los parámetros de seguridad establecidos por la ley

• Vigilar que la información que se suministre a un tercero debidamente autorizado sea actualizada, completa y veraz.

• Mantendrá informado al titular del derecho la finalidad para lo cual serán utilizados los datos suministrados, todo acorde a la ley.

La autorización para el tratamiento de datos personales permite a G. BARCO S.A usar, transferir, almacenar, actualizar, compartir, suministrar con el fin de cumplir con el siguiente fin:

• Ejecutar la relación contractual existente con trabajadores, contratistas, clientes, proveedores y demás personas que de forma habitual o transitoria hacen parte de la empresa.

• Otorgar los servicios solicitados por los clientes.

• Analizar la calidad del servicio.

• Realizar estudios internos de la productividad del servicio.

6. DERECHOS

Los titulares de los datos de carácter personal contenidos en bases de datos de G.BARCO S.A, tienen los siguientes derechos en virtud de la Constitución Política y la Ley.

El ejercicio de estos derechos será gratuito e ilimitado por parte del titular de los datos personales, sin perjuicio de disposiciones legales que regulen el ejercicio de los mismos, De igual forma el ejercicio del Habeas Data, expresado en los siguientes derechos, serán ejercidos de forma exclusiva por el titular del dato, salvo las excepciones de ley.

• Derecho de ser informado. El responsable y/o encargado del tratamiento de los datos personales debe brindar la información necesaria al titular del derecho, previa solicitud.

• Derecho de Acceso. El titular del dato tiene la facultad de obtener toda la información con respecto del tratamiento que se le está dando a cada dato brindado, así como la finalidad de los mismos, ubicación en las bases de datos etc.

• Derecho de Actualización. El titular del dato tiene la facultad de actualizar sus datos personales cuando éstos hayan sufrido algún cambio.

• Derecho de Rectificación. El titular del dato de tiene la facultad de modificar los datos que se encuentren inexactos y/o incompletos.

• Derecho a la Revocatoria del Consentimiento. El titular de los datos personales tiene el derecho de revocar el consentimiento que haya otorgado.

• Derecho de Oposición. El titular del dato tiene la facultad de oponerse al tratamiento de sus datos personales, salvo los casos específicos en que tal derecho no proceda por disposición legal o por vulnerar intereses generales superiores al interés particular

• Derecho a presentar Quejas, Reclamos y/o ejercer Acciones. El titular del dato personal tiene derecho a presentar ante la autoridad competente, quejas y reclamos, así como las acciones que resultaren pertinentes, para la protección de sus datos.

• Derecho a otorgar Autorización para el tratamiento de datos. El titular del dato tiene derecho a otorgar su autorización, por cualquier medio que pueda ser objeto de consulta posterior, para tratar sus datos personales

7. AVISO DE PRIVACIDAD

El titular del derecho será informado a través de aviso de privacidad la existencia de las políticas de tratamiento de privacidad de datos personales, el mecanismo para acceder a ellas y demás aspectos que reúnen la información necesaria para que el trabajador, cliente, contratista, proveedor y en general cualquier publico conozcan las políticas con las que cuenta G. BARCO S.A. para estos casos.

8. SOLICITUD AUTORIZACIÓN

Con antelación y/o al momento de efectuar la recolección del dato personal, G. BARCO

solicitará al titular del derecho su autorización para efectuar su recolección y tratamiento, indicando la finalidad para la cual se solicita el dato, la cual deberá ser obtenida por cualquier medio idóneo bien sea en formato electrónico o físico. Dicha autorización se solicitará por el tiempo que sea razonable y necesario para satisfacer las necesidades que dieron origen a la solicitud del dato y, en todo caso, con observancia de las disposiciones legales que rigen sobre la materia.

9. CASOS EN QUE NO SE REQUIERE AUTORIZACIÓN

La autorización del Titular del derecho no será necesaria cuando se trate de:

• Información requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial.

• Datos de naturaleza a pública.

• Casos de urgencia médica o sanitaria.

• Tratamiento de información por la ley para fines históricos, estadísticos o científicos.

• Datos relacionados con el Registro Civil de las Personas.

10. DEPARTAMENTO ENCARGADO DE DAR TRÁMITE A REQUERIMIENTOS.

El departamento de Servicio al cliente será la responsable de atender las peticiones, quejas y reclamos que formule el titular del dato en ejercicio de los derechos contemplados en el párrafo anterior.

11. PROCEDIMIENTOS.

Consultas: Los Titulares de los datos suministrados, podrán consultar o solicitar corrección, actualización o supresión de la información personal. Las consultas se formularán al correo electrónico servicioalcliente@g.barco.com.co o por escrito debidamente diligenciado y firmado dirigido a la Calle 99 No. 14-76 Piso 2 Bogotá, y/o en el portal web www.gbarco.com.co. La consulta será atendida en un término máximo de dos (2) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de esta. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado, expresando los motivos que dan lugar al posible retardo y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los dos (2) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

Reclamos: Los Titulares cuando indican el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en la ley, podrán presentar un reclamo ante G. BARCO S.A como responsable del tratamiento de datos personales.

El reclamo se formulará a través del correo electrónico tatiana.restrepo@gbarco.com.co o en escrito dirigido a la Calle 99 No. 14-76 Piso 2 Bogotá, el cual deberá contener la identificación del Titular, la descripción de los hechos que dan lugar al reclamo, la dirección, y los documentos que crea necesarios en esta reclamación; en caso de que el escrito del reclamo resultare incompleto, se solicitara al interesado que dentro de los tres (3) días siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas. Transcurrido un (1) mes desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo. El término máximo para atender el reclamo por parte de G. BARCO S.A será de ocho (8) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo.

12. VIGENCIA DE LOS DATOS.

Agotada la finalidad para la cual fue obtenido el dato personal, G. BARCO S.A empleando las medidas de seguridad necesarias será el encargado de dar por terminado el uso que se le esté dando a los mismos.

Será el titular de la información quien solicite la destrucción de la documentación contentiva de la información suministrada.

13. DATOS DEL RESPONSABLE DE LA BASE DE DATOS.

PARA CLIENTES

Cargo: Coordinador de Cumplimiento y Servicio al Cliente.

Correo electrónico: Servicioalcliente@gbarco.com.co

Dirección: Calle 99 n 14-76

Teléfono 6510700

PARA PROVEEDORES

Cargo: Director Cadena de Abastecimiento.

Correo electrónico: Nubia.marin@gbarco.com.co

Dirección: calle 99 n° 14-76

Teléfono: 6510700

PARA EMPLEADOS

Nombre: Director de Talento Humano

Correo electrónico: Juan.soto@gbarco.com.co

Dirección: calle 99 n° 14-76

Teléfono: 6510700

14. MODALIDAD DEL TRATAMIENTO (MANUAL O AUTOMATIZADA).

El tratamiento de datos personales que se rige en G. BARCO S.A tendrá la modalidad de confidencial toda vez que el/los encargados(s) depositan la información en G. BARCO S.A obedeciendo a las medidas de seguridad adoptadas por la empresa para cada caso.

15. NOMBRE Y FINALIDAD DE CADA BASE DE DATOS

Bases de datos de Empleados: Son aquellas bases de datos bien sea manuales o automatizadas que contienen datos de las personas naturales que se vinculan laboralmente con G. BARCO S.A.; el tratamiento de estas tiene por objetivo dar cumplimiento a las disposiciones legales. El tratamiento de los datos para fines diferentes a las obligaciones derivadas de la relación laborar siempre requerirá previa autorización del titular.

Bases de datos de Contratistas y Proveedores: Son aquellas bases de datos ya sea manuales o automatizadas que contienen datos de las personas naturales o jurídicas que mantienen un vínculo contractual y comercial con G. BARCO S.A.; el tratamiento de estas tiene por objetivo dar cumplimiento a las disposiciones contractuales establecidas por la empresa en razón a los servicios que solicita para lograr su normal funcionamiento.

Bases de datos con Información General: Son aquellas bases de datos bien sea manuales o sistematizadas que contengan información de carácter personal que no sea pública, sensible ni de menores; que en todo caso guarden el carácter ocasional y/o transitorio para dar cumplimiento a necesidades específicas que se presenten en el interior de G. BARCO S.A

16. INFORMACIÓN ALMACENADA

Una vez suministrados los datos personales, de manera libre y voluntaria por el titular, a través de los formatos de registro en las instalaciones de la empresa o bien sea a través del portal web www.gbarco.com.co; los mismos son almacenados en la base de datos de acuerdo a las medidas de seguridad requeridas y/o solicitadas por el propio titular.

17. CANALES PARA EL EJERCICIO DE LOS DERECHOS DE LOS TITULARES DE LA INFORMACIÓN.

G. BARCO S.A tiene a su disposición los siguientes canales de comunicación para que el titular del derecho se encuentre en contacto con la empresa:

Correo electrónico: Tatiana.restrepo@gbarco.com.co

Portal Web. www.gbarco.com.co

Línea Telefónica: 6510700

Fax: 2568496

Dirección Calle 99 N°14-96 Piso 2

18. MEDIDAS DE SEGURIDAD DE LA INFORMACIÓN.

G. BARCO S.A será el responsable de emplear medidas de seguridad clasificadas en nivel alto, medio y bajo, con el fin de garantizar la seguridad de las bases de datos evitando el posible riesgo de divulgación.

19. PROCEDENCIA DE LA INFORMACIÓN.

La información suministrada por el titular es recolectada directamente por el mismo o por un tercero previamente autorizado para brindar esta clase de información. Sin embargo, la información puede ser obtenida por un tercero sin previa autorización del titular únicamente en los casos que indica la ley.

20. TRANSFERENCIA INTERNACIONAL.

G. BARCO S.A prohíbe por regla general toda clase de transferencia de datos personales a países que no cumplan con los requisitos establecidos por la Superintendencia de Industria y Comercio relacionados con la protección de datos. De manera excepcional se permite realizar transferencias internacionales de datos en los siguientes casos:

• El titular del dato haya brindado su previa autorización para realizar la transferencia.

• La transferencia sea necesaria para la ejecución de un contrato entre el titular y G. BARCO S.A

• Transferencias bancarias y bursátiles sujetas a la legislación aplicable a dichas transacciones.

• En el marco de tratados internacionales que hagan parte del ordenamiento jurídico colombiano.

• Transferencias en las cuales prevalezca el interés público sobre el privado

G. BARCO S.A será el responsable de suscribir los acuerdos que regulen en detalle las obligaciones, cargas y/o deberes que surjan para las partes intervinientes al momento de presentarse una transferencia internacional de datos personales, previo envío o recepción de estos. Los acuerdos o contratos que se celebren deberán atender lo dispuesto en la legislación y jurisprudencia que existiera en materia de protección de datos personales.

21. TRANSMISIÓN INTERNACIONAL

G. BARCO S.A permite la transmisión de datos personales a nivel internacional sin la autorización del titular, cuando de por medio haya un contrato de Transmisión de datos, este contrato debe contener los siguientes requisitos:

• Los alcances del tratamiento a realizar por parte del Encargado.

• Las actividades que el Encargado realizará por cuenta del responsable para el tratamiento de los datos personales.

• El compromiso del Encargado a cumplir con la Política de Protección de Datos del responsable.

• Serán obligaciones del Encargado:

Dar Tratamiento, a nombre del responsable, a los datos personales conforme a los principios que los tutelan.

Salvaguardar la seguridad de las bases de datos en los que se contengan datos personales.

Guardar confidencialidad respecto del tratamiento de los datos personales.

• Las medidas de seguridad tecnológicas o físicas que se adoptaran sobre los canales a través de los cuales se hará la transmisión de la información.

• Las finalidades autorizadas por el titular de los datos al responsable del Tratamiento para que el encargado se limite a ejecutar esa labor.

• Política de medidas de seguridad a tomar por el Encargado sobre la información que se va a transmitir, con el fin de evitar la divulgación de la información.

• La responsabilidad por el incumplimiento del contrato frente al manejo de la información personal.

22. NOVEDADES.

Las quejas y/o reclamos que presente el titular de la información, o los posibles incidentes de seguridad que se evidencien en las bases de datos de la empresa, deberán ser reportados como novedad por G. BARCO S.A al Registro Nacional de Bases de Datos.

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